وظيفة سكرتير تنفيذي في السعودية - دعم تنفيذي احترافي

يسعى الكيان المعلن عن الوظيفة إلى تعيين سكرتير تنفيذي (مساعد تنفيذي/منسق إداري) في السعودية، بهدف تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة التنفيذية وضمان سير الأعمال اليومية بكفاءة عالية. تشمل المسؤوليات إدارة المواعيد، تنسيق الاجتماعات، إعداد المراسلات والتقارير، حفظ الوثائق، والتواصل الاحترافي مع الجهات الداخلية والخارجية. يتولى الموظف تنظيم وإدارة جدول مواعيد المدير التنفيذي، وتنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة.

المهام والمسؤوليات:

• إدارة وتنظيم جدول مواعيد المدير التنفيذي بشكل يومي وأسبوعي.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد جداول الأعمال.
• تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة.
• إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية.
• حفظ وتنظيم الوثائق والملفات الإلكترونية والورقية.
• التواصل الاحترافي مع الجهات الداخلية والخارجية.
• متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات.
• تقديم الدعم الإداري للفرق التنفيذية عند الحاجة.

الشروط والمتطلبات:

• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية أو الإدارة المكتبية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي بالعربية والإنجليزية.
• القدرة على تنظيم الأولويات وإدارة الوقت تحت ضغط العمل.
• دقة عالية في إدخال البيانات وحفظ الوثائق.
• معرفة بأساسيات إدارة المكاتب ونظم المعلومات الإدارية.
• الالتزام بالسرية التامة في التعامل مع المعلومات.

المميزات والفوائد:

• بيئة عمل مهنية وداعمة.
• فرصة للتطور الوظيفي داخل الكيان.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة:

• أظهر في سيرتك الذاتية خبراتك في إدارة المواعيد وتنسيق الاجتماعات بشكل واضح.
• استخدم أمثلة واقعية عن كيفية تحسينك لسير العمل في وظائف سابقة.
• أبرز مهاراتك في استخدام أدوات إدارة المكاتب مثل التقويم الإلكتروني وبرامج إدارة المهام.
• جهز نماذج من المراسلات أو التقارير التي أعددتها سابقاً لتقديمها عند المقابلة.
• تأكد من إتقانك للغة الإنجليزية كتابة ومحادثة، حيث أنها مطلوبة في التواصل مع الجهات الخارجية.